Die GoBD sind der Maßstab, für die Einhaltung ist der Steuerpflichtige verantwortlich.
Die GoBD konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen.
Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten und ersetzen ab dem Zeitpunkt ihrer Gültigkeit (01.01.2015) die bisher geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).
Die Regelungen gelten sowohl für die doppelte Buchführung als auch explizit für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten (insbesondere somit auch für Einnahmenüberschussrechner). Sie umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung).
Die GoB gelten weiter durch Handelsbrauch und Gewohnheitsrecht.
Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) stammen noch aus der Zeit vor der allgemeinen EDV. Sie wurden aber beibehalten und durch Handelsbrauch weiterentwickelt. Das bedeutet, dass beispielsweise bei einem erheblichen Verstoß gegen die GoB vom Finanzamt gewohnheitsrechtlich die gesamte Buchhaltung verworfen werden kann und der Gewinn geschätzt wird. Die GoB sind also eine dynamische Ordnung, deren Inhalte ggfs. erst nachträglich festgeschrieben werden. Wenn die Behörde also einen neuen Handelsbrauch durch gutachterliche Stellungnahme feststellen sollte, von der der Unternehmer bisher keine Kenntnis hatte und den er deshalb auch nicht beachten konnte, kann das Finanzamt den Gewinn schätzen. Derartige FA-Schätzungen sind aber anfechtbar, weil sie gegen den Grundsatz der Rechtssicherheit verstoßen. Deshalb dürfen die GoB nach meiner Auffassung künftig nicht durch Handelsbrauch und Gewohnheitsrecht ohne Gesetzesänderung fortgeschrieben werden. In diesem Zusammenhang sieht die Verwaltung sogar elektronische Nebensysteme wie Taxameter, Geldspielgeräte und elektronische Waagen als Teil der Buchhaltung an, die ebenfalls der GoB unterliegen.
Änderungen und Anforderungen durch die GoBD:
Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch)aufzeichnungen
- Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen als Orientierung ("ist unbedenklich")
- Erfassung von Kontokorrentbeziehungen (Waren- und Kostenrechnungen, kreditorisch) innerhalb von acht Tagen als Orientierung
- Funktion der Grund(buch)aufzeichnungen sowie die Erfassung im Sinne der beiden oben genannten Punkte kann auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden
Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
- Grundsätzlich gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundbüchern (z. B. Eingangs- und Ausgangsbücher) mit dem Zeitpunkt der erstmaligen Erfassung (nicht zwingend IT-gestützt) als unveränderbar
- das gilt auch für Vor- und Nebensysteme (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung)
- die buchungstechnische Erfassung unter Einsatz eines IT-Systems und deren Unveränderbarkeit (Festschreibung) unterliegt erstmals konkreten Fristen, die sich am Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) orientieren
- bestimmte Formate (Office) und Aufbewahrungsformen (Dateisystem) erfüllen ohne weitere Maßnahmen nicht die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen
- Stammdaten mit Einfluss auf Buchungen oder IT-gestützte Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein (z. B. durch Historisierung, Protokollierung, Verfahrensdokumentation)
- im Sinne der GoBD gilt ein Geschäftsvorfall unabhängig von einer eventuellen Vor- bzw. Stapelerfassung erst dann als gebucht, wenn er festgeschrieben ist
Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten
- Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden
- Daten, Datensätze und elektronische Dokumente müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden
- das gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung
- Belege oder sonstige steuerrelevante Unterlagen, die in elektronischer Form im Unternehmen oder in der Kanzlei eingehen (z. B. per E-Mail, per Download, per USB-Stick), sind genau in dieser Form unverändert aufzubewahren und für einen maschinellen Datenzugriff durch die Finanzverwaltung vorzuhalten
Änderungen bei den Schnittstellen im DATEV - Rechnungswesen Programm
- die von den GoBD geforderte Festschreibung von Buchungssätzen in den verschiedenen Schnittstellenformaten hat Auswirkung auf den Export/Import von Buchungsdaten, hier werden die Buchungsstapel um ein Festschreibungskennzeichen erweitert
- Postversandformat, zu erkennen an den Dateibezeichnungen EV01 und ED00001 bzw. DV01 und DE001, werden nicht mehr von der DATEV angepasst und ab dem Jahreswechsel 2017/2018 ist ein Import in den DATEV-Programmen mit diesem Format nicht mehr möglich - somit sollte auf das DATEV-Format umgestellt werden
- DATEV-Format, zu erkennen an den Dateibezeichnungen DTVF_*.csv und EXTF_*.csv, hier ist kein Handlungsbedarf
- ASCII-Format, zu erkennen an den Dateibezeichnungen *.txt bzw. *.csv, hier sollte beim Export das Festschreibungskennzeichen ergänzt werden
- wenn Sie Buchungsstapel mit Nicht-DATEV-Programmen austauschen, empfehlen wir Ihnen, den Hersteller dieser Programme auf das von den GoBD geforderte Festschreibekennzeichen anzusprechen